Матриця Ейзенхауера — це метод розподілу завдань за двома критеріями: важливість і терміновість. Вона допомагає розставити пріоритети та визначити, на які справи варто витрачати свій час, а які краще делегувати або взагалі проігнорувати.
Цей метод отримав свою назву на честь 34-го президента США Дуайта Ейзенхауера, який був відомий своїм підходом до керування часом. Він казав: "Термінові справи рідко бувають важливими, а важливі справи рідко бувають терміновими."
Як виглядає матриця?Матриця складається з чотирьох квадрантів. Кожен із них допомагає розставити завдання за рівнем пріоритету, залежно від того, наскільки терміновими та важливими вони є:
Термінові та важливі — завдання, які потрібно виконати негайно. Важливі, але не термінові — справи, які варто планувати та виконувати поступово. Термінові, але не важливі — їх можна делегувати. Не термінові та не важливі — це те, що можна взагалі проігнорувати.Кожен квадрант має свої особливості та вимоги до виконання завдань. Тож важливо розуміти, як саме розподіляти справи, щоб не витрачати час даремно.
Квадрант 1: Термінові та важливіЗавдання з цього квадранту не можна відкладати, адже вони потребують негайного виконання.
Наприклад:
Надсилання важливого звіту клієнту до встановленого дедлайну, без якого проєкт не може продовжуватись. Раптовий збій у роботі системи, який впливає на ключові бізнес-процеси. Дзвінок від важливого клієнта, який потребує негайного розв'язання проблеми.Ці завдання зазвичай пов'язані з кризовими ситуаціями або важливими зобов'язаннями. Саме тому їх виконання має бути вашим пріоритетом номер один.
Квадрант 2: Важливі, але не терміновіЦей квадрант часто ігнорують, але саме тут знаходяться завдання, які найбільше сприяють вашому розвитку та досягненню довгострокових цілей. Важливо знайти час для їх виконання та не дозволяти їм переходити в перший квадрант.
Наприклад:
Підготовка до великих презентацій або запуску нових продуктів на ринку. Участь у професійних тренінгах або онлайн-курсах для підвищення кваліфікації. Розробка довгострокових бізнес-стратегій або планування розвитку компанії на кілька років уперед.Такі завдання допомагають вам рости та розвиватися. Виділіть час у своєму розкладі, щоб поступово їх виконувати.
Квадрант 3: Термінові, але не важливіЦей квадрант наповнений завданнями, які можуть здатися нагальними, але насправді не несуть великої користі. Часто це справи, які легко можна делегувати або виконати в другорядному порядку.
Приклади таких завдань:
Відповіді на запити, які не потребують детальної відповіді чи розв'язання конкретних проблем. Це можуть бути стандартні інформаційні листи або звіти, які не мають термінового характеру. Заплановані телефонні розмови, які можна перенести на інший день без шкоди для роботи або проєкту. Просте оновлення інформації в базах даних або перевірка звітів, які можна доручити адміністративному персоналу чи стажистам.Ці завдання зазвичай створюють ілюзію зайнятості, але не сприяють досягненню важливих цілей.
Квадрант 4: Не термінові та не важливіЦей квадрант — справжній пожирач часу. Завдання, які тут знаходяться, не тільки не приносять користі, але й відривають від важливіших справ. Вони можуть бути приємними, але їх варто уникати.
Приклади:
Безконтрольне гортання стрічки новин у соцмережах без конкретної мети або користі для роботи. Довгі обговорення тем, які не стосуються роботи та не приносять жодної практичної користі. Постійна перевірка електронної пошти в очікуванні нових повідомлень.Ці дії здаються легкими та ненав'язливими, але саме вони з'їдають найбільше часу, якщо не контролювати їх.
Що з ними робити?
Видаляйте або ігноруйте! Якщо завдання не приносить користі, навіщо на нього витрачати час?
Як використовувати матрицю в повсякденному житті?Щоб матриця Ейзенхауера працювала ефективно, потрібно слідувати кільком простим крокам. Важливо не лише розподілити завдання, але й усвідомити їхню важливість для вас особисто:
Складіть список завдань. Запишіть усі поточні та майбутні справи. Розподіліть їх по квадрантах. Визначте, які з них важливі та термінові, а які можна відкласти. Починайте з найважливіших справ. Виконуйте завдання у порядку їх пріоритетності.Наприклад, у вас є такі завдання:
Підготувати звіт (Термінове та важливе). Пройти онлайн-курс (Важливе, але не термінове). Відповісти на кілька листів (Термінове, але не важливе). Переглянути меми (Не термінове та не важливе).Після розподілу все стає зрозуміло.
Як уникнути помилок при використанні матриці?Використання матриці Ейзенхауера не гарантує миттєвого успіху. Проте, уникнувши кількох поширених помилок, ви зможете зробити цей інструмент ще ефективнішим:
Не плутайте термінове з важливим. Багато завдань можуть здаватися терміновими, але не мають жодного впливу на ваші довгострокові цілі. Не ігноруйте квадрант 2. Це основний квадрант для вашого розвитку. Делегуйте завдання з квадранта 3. Не бійтеся передавати завдання іншим людям.
Тож не відкладайте важливе на завтра. Почніть використовувати матрицю Ейзенхауера вже сьогодні і побачите, як ваше життя стане більш організованим та ефективним.